Asker kommune er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. Det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger ved Askerbibliotekene, er delegert til biblioteksjefen.

Personopplysningene lagres for at bibliotekene skal kunne administrere utlån av bøker og annet materiale til lånerne, samt andre tjenester som beskrives i denne personvernerklæringen. Når vi behandler personopplysninger, skjer det innenfor rammene av de lover og forskrifter som regulerer våre oppgaver og plikter.

Avhengig av hva som er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine, vil de bli lagret til du sier opp låneavtalen, eller trekker tilbake et samtykke.

Personopplysninger knyttet til fakturaer og betaling blir lagret i 10 år fordi dette er et krav som følger av regnskapslovgivningen.

Hovedgrunnlaget for Askerbibliotekenes behandling av personopplysninger finnes i personvernforordningens (GDPR) artikkel nr. 6 1 a): «Den registrerte har gitt samtykke til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål». Du skal ha fått informasjon om lagring av personopplysninger og gitt ditt samtykke da du ble registrert som låner.

I noen tilfeller bygger også lagringen på GDPR artikkel nr. 6 1 b): «Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse eller GDPR artikkel nr. 6 1 c): «Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt».

Dine personopplysninger er tilgjengelig for de ansatte for å kunne utføre sine funksjoner i Askerbibliotekene knyttet til de tjenestene du har bedt om eller har avtalt å bruke. Alle ansatte i kommunen er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

Askerbibliotekene benytter seg av tredjepartsleverandører til å utføre enkelte funksjoner eller for å tilby enkelte tjenester på våre vegne. Det inngås databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på våre vegne. De kan ikke behandle personopplysningene på andre måter enn det som er avtalt med oss.

Registrering som bibliotekbruker

Når du blir låner ved Askerbibliotekene registreres dine personopplysninger i biblioteksystemet Bibliofil. Bibliotek-Systemer AS er databehandler for bibliotek i Norge som bruker Bibliofil, inkludert Askerbibliotekene.

I Bibliofil lagres følgende personopplysninger om lånere:

• Navn
• Adresse
• Evt. alternativ adresse, f.eks. til arbeidsgiver (om låner ønsker det)
• Fødselsdato
• Kjønn
• Telefonnumre
• E-postadresser
• Valg knyttet til om meldinger ønsket mottatt på e-post, SMS eller som brev
• Lånergruppe (barn, voksen)
• Foretrukket språk
• Strekkode for lånekort
• PIN/passord
• Hjemmebibliotek
• Informasjon om Nasjonalt lånekort er tilknyttet Nasjonalt låneregister
• Fødselsnummer (dersom Nasjonalt lånekort er tilknyttet Nasjonalt låneregister eller låneren aksepterer det)
• Klasse (dersom låner er skoleelev)
• Informasjon om barn (dersom biblioteket og låneren ønsker det)
• Informasjon om foresatte (dersom biblioteket og låneren ønsker det)
• Standardiserte koder for rettigheter og avgrensninger i tilgang til tjenester
• Statistikk for siste hendelser (Oppretting av låneforhold, siste dato for lån, siste dato for purring osv.)
• Opplysning om evt. sperring for lån, samt årsak til sperringen og dato for sperringen  
• Utløpsdato for Nasjonalt lånekort
• Melding til låneren
• Interesseområder og huskelister (som låneren selv registrerer og administrerer)
• Informasjon låner oppgir i saksbehandlingstjenesten
• Opplysninger om eventuell avtale om adgang til biblioteket i ubetjent åpningstid
• Aktive lån inkludert informasjon om purringer evt. regninger
• Evt. utestående beløp (purring og regninger) og hva årsaken til beløpet er
• Lånehistorikk (når låneren ønsker å ta vare på dette)
• Utlånsmeldinger (utsendte purringer og reserveringsbrev)
• Aktive reserveringer
• Aktive fjernlånsbestillinger

Personvernerklæringen til Bibliotek-Systemer AS er tilgjengelig her

Din kontaktinformasjon

Kontaktinformasjonen ligger under din profil på Min side. Denne informasjonen brukes av biblioteket for å sende deg varsler og meldinger om dine lån og reserveringer.

Når du registrerer deg som bruker ved Askerbibliotekene, inngår du en avtale om å følge utlånsreglementet. 

Behandlingsgrunnlag følger av GDPR artikkel 6 nr. 1 b), som tillater oss å behandle personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle en avtale.

Du kan når som helst avslutte din låneavtale ved å kontakte bibliotekene. Utestående lån må leveres før låneavtalen kan avsluttes.

I Norge utveksles adresseopplysninger og enkelte andre personopplysninger med Nasjonalt lånerregister for å kunne benytte samme lånekort i folkebibliotekene i Norge.

Det utveksles bare opplysninger om lånere som har gitt særskilt samtykke til å være registrert i Nasjonalt lånerregister. Utvekslingen av opplysninger mellom Bibliofil og Nasjonalt lånerregister omfatter adresseinformasjon og ikke opplysninger om lån, reserveringer, gjeld eller andre forhold mellom låner og det enkelte bibliotek.

Nasjonalbiblioteket og biblioteksystemleverandørene i Norge står bak Nasjonalt lånerregister, og det foreligger databehandleravtale mellom partene. Behandling av personopplysninger i Nasjonalt lånerregister er beskrevet her.

Behandlingsansvarlig for opplysningene er Bibliotek-Systemer AS, ved daglig leder, postboks 2093 Stubberød, 3255 LARVIK

Du kan se hvilke opplysninger som er lagret om deg ved innlogging i Nasjonalt lånerregister med lånekortnummer og fødselsnummer. Du kan kreve opplysningene endret eller slettet i alle bibliotekene der du bruker kortet.

Nasjonalbiblioteket har det overordnede ansvaret for Nasjonalt lånekort og Nasjonalt lånerregister. Henvendelser kan rettes til .

Askerbibliotekene tilbyr våre lånere digitalt innhold som e-bøker, e-lydbøker, filmer og klassisk musikk, aviser og tidsskrifter gjennom egne tjenester. Disse tjenestene behandler personopplysninger om deg slik som e-postadresse, navn, lånernummer etc. Vi kan ikke se om lånekortet har blitt brukt til innlogging i digitale tjenester.

BookBites

Som låner ved Askerbibliotekene eller annet folkebibliotek i Viken kan du låne e-bøker og e-lydbøker ved å registrere deg i appen BookBites.

Behandlingen av personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner ved Askerbibliotekene.

Se Personvernerklæring for tjenesten BookBites i Norge

Se Informasjonskapsel- og personvernpolicy

Filmbib

Du må ha Nasjonalt lånekort for å bruke Filmbib. Ved innlogging med lånekortnummer og pinkode autoriseres disse mot Nasjonalt låneregister. 

Behandlingen av disse personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner.

Det er ingen utveksling av data mellom Filmbib og Askerbibliotekene.

Her finner du personvernerklæringen til Filmbib

Filmoteket

Filmoteket.no er en tjeneste fra Norgesfilm AS. Du må ha lånekort fra Askerbibliotekene for å bruke Filmoteket. Ved innlogging med lånekortnummer og pinkode autoriseres disse mot Nasjonalt låneregister, og registrerer ditt hjemmebibliotek.

Behandlingen av disse personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner.

Det er ingen utveksling av data mellom Filmoteket og Askerbibliotekene.

Her finner du personvernerklæringen til Norgesfilm

Cineast

Cineast.no er bibliotekenes digitale filmkanal utviklet i samarbeid mellom Svenske FörlagEtt AB og strømmetjenesten Cineasterna.com.

Du må ha lånekort fra Askerbibliotekene for å bruke Cineast.no. Ved innlogging med lånekortnummer og pinkode autoriseres disse mot Nasjonalt låneregister, og registrerer ditt hjemmebibliotek.

Behandlingen av disse personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner.

Det er ingen utveksling av data mellom Cineast og Askerbibliotekene.

Her finner du personvernerklæringen til Cineasterna.com

Libby/Overdrive

Som låner ved Askerbibliotekene eller annet folkebibliotek i Viken har du tilgang til Libby, en app som drives av den amerikanske tjenesten Overdrive. Du kan logge inn i Libby eller på nettsidene til Overdrive med lånekortnummer og pinkode.

Behandlingen av disse personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner.

Overdrive tar vare på historikk over det du har lånt med mindre du selv skrur det av. De lagrer lånekortnummer og e-postadresse dersom du registrerer dette. Det er valgfritt å registrere e-postadresse, men nødvendig om du vil ha beskjed når noe du har reservert er klart.

Du kan gjøre innstillinger i appen og på nettsiden dersom du ikke ønsker at historikken din skal lagres der. I appen gjør du dette ved å gå til "Your timeline" og "Actions", velg "Disable activity recording". På nettsidene går du til "Settings" og tar bort haken ved "History".

Dersom du ønsker at Overdrive skal slette alt de har lagret om deg eller du ønsker å slettes som bruker, ta kontakt med .

Her finner du mer informasjon om personvern hos Overdrive

PressReader

Når du bruker PressReader for tilgang til aviser og tidsskrifter på forskjellige språk logger du deg inn i tjenesten når du er i bibliotekenes lokaler, enten ved å laste ned appen eller via Bibliofil-appen på egen enhet.

Behandlingen av disse personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner.

Her finner du mer informasjon om personvern hos PressReader

Naxos music library

Du kan bruke Naxos music library som låner ved Askerbibliotekene. Behandlingen av disse personopplysningene baserer seg på den avtalen du har inngått da du registrerte deg som låner.

Ved innlogging med lånekortnummer finner du informasjon om personvern hos Naxos music library. 

Se informasjonen om "Hvilke personopplysninger behandler vi?", og 
Personvernerklæringen til Bibliotek-Systemer AS

Adgangsregistrering

Med meråpent bibliotek menes at du kan benytte biblioteket utenom ordinær åpningstid ved å låse deg inn med ditt lånekort. Når biblioteket er selvbetjent registrerer vi hvem som bruker løsningen gjennom innloggingen i døren. Opplysningene oppbevares så lenge det er saklig behov for det og anonymiseres deretter for statistikkformål.

Kameraovervåking

For å kunne benytte deg av tilbudet om meråpent bibliotek, må du samtykke til at det gjennomføres kameraovervåking i lokalene (GDPR artikkel 6 nr. 1 a). Samtykke gis ved å signere kontrakten for bruk av meråpent bibliotek. Samtykket kan når som helst trekkes tilbake. Tilbaketrekking av samtykke innebærer imidlertid at tilbudet om meråpent bibliotek ikke kan benyttes.

Formålet med kameraovervåkingen er å ivareta din sikkerhet og som beskyttelse for bibliotekets inventar og utstyr. Opptak kan utleveres til politiet for oppklaring av straffbare forhold.

Kameraopptak slettes etter 7 dager.

Askerbibliotekene avholder ulike arrangementer og aktiviteter som krever påmelding. Vår behandling av opplysninger du oppgir ved påmelding, skjer på grunnlag av ditt samtykke (GDPR artikkel nr. 6 1 a).

Opplysningene du oppgir vil kun lagres så lenge det er saklig behov for det. Det vil si til arrangementet eller annen aktivitet er avsluttet. Dine opplysninger vil deretter slettes.

I tråd med lokale regler og råd i Asker kommune for å forbygge koronasmitte blir det samlet inn personopplysninger i forbindelse med Askerbibliotekenes arrangementer. Navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse samles inn for eventuell smitteoppsporing.

Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel nr. 6 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern.

Opplysningene slettes etter 10 dager.

Informasjonskapsler (cookies) og lokalt lager - Bibliofil

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Dette er informasjon som så overføres tilbake til nettstedet ved senere anrop. Lokalt lager er lokalt lagret informasjon i nettleseren som er tilgjengelig for programmet (Javascript) som utformer nettsiden i brukerens nettleser. Innholdet i lokalt lager lastes ikke opp til nettstedene. Lokalt lager deles inn i sesjonslager, som tømmes dersom nettleseren avsluttes og permanent lokalt lager, som ikke tømmes.

I Bibliofil benyttes informasjonskapsler og lokalt lager i lånernes nettjenester og i appen til Bibliofil. Det brukes også i nettjenestene for bibliotekarene.

Informasjonskapslene og lokalt lager brukes til å skreddersy brukeropplevelsen, blant annet å huske påloggingsopplysninger.

Generelt benyttes lokalt lager der det er mulig, mens informasjonskapslene kun brukes der det er behov for denne funksjonaliteten.

Lagring og bruk av informasjon er ikke tillatt med mindre brukeren er informert om og har godtatt at informasjonen lagres, har forstått målet med lagringen og måten informasjonen blir brukt. I Bibliofils nettjenester benyttes informasjonskapsler og lokalt lager, og låneren blir informert om dette ved bruk og kvitterer for dette eksplisitt. Hvis det ikke kvitteres for, vil informasjonen fortsettes å vises til låneren.

Hvis låneren ikke godtar bruk av informasjonskapsler, kan bruk av informasjonskapsler skrus av i innstillingene til nettleserprogrammet. Hvis dette gjøres, vil det være vesentlig funksjonalitet i Bibliofils nettjenester som ikke vil fungere. Det anbefales derfor å godta bruk av informasjonskapsler.

Se Personvernerklæringen til Bibliotek-Systemer AS her

Statistikk

Vi lagrer også pseudonymiserte opplysninger i form av statistikk. Denne behandlingen har grunnlag i GDPR artikkel nr. 6 1 e): «Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt». Bibliotekene er pålagt å samle inn statistikk over bruken av biblioteket. Denne statistikken kan ikke identifiseres på personnivå og avleveres til Nasjonalbiblioteket. Statistikken brukes også internt til å utvikle bibliotekstjenestene og driften vår. Askerbibliotekene samler inn opplysninger om besøkende på www.askerbibliotekene.no. Dette gjør vi ved bruk av informasjonskapsler, såkalte cookies.

Hvem benytter opplysningene?
Opplysningene som samles inn via informasjonskapsler vil kun benyttes internt, og vil ikke videreføres til tredjeparter utover det som er spesifisert.

Informasjonskapsler fra tredjepart – Google Analytics
Askerbibliotekene bruker også informasjonskapsler fra tredjepart, for å utføre analyser og for å ta i bruk analyseverktøy. Grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse i å forbedre tjenestene og sørge for tilstrekkelig informasjonssikkerhet henhold til personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f).

Ved bruk av Google Analytics, vil alltid anonymiseringsfunksjonen til verktøyet være aktivert. Les om Googles personvernregler her.

Informasjonskapsler fra tredjepart – SiteImprove
Ved bruk av analyseverktøyet SiteImprove samler askerbibliotekene.no inn data for å se hvordan nettsidene blir brukt, for eksempel viser det hva brukerne klikker på eller hvilke sider en bruker er på i løpet av et besøk.

Ved bruk av SiteImprove, vil alltid anonymiseringsfunksjonen til verktøyet være aktivert. Les mer om SiteImprove personvernregler her.

Det er frivillig for deg å kontakte Askerbibliotekene ved å sende en henvendelse per e-post. Behandlingsgrunnlaget er i den sammenheng samtykke fra deg (GDPR artikkel 6 nr. 1 a).

Når du kommuniserer med oss via e-post eller våre Facebook-sider, lagres meldingsutvekslingen slik at vi kan hjelpe deg best mulig, og slettes deretter. Personopplysninger vi mottar blir ikke benyttet til andre formål enn å svare på henvendelsen.

Askerbibliotekenes nettsted inneholder lenker til våre profilsider på de sosiale mediene Facebook og Instagram. Din bruk av disse funksjonene er underlagt personvernerklæringene til selskapene som leverer tjenesten.

Innsyn og sletting av personopplysninger

Du kan kreve innsyn i personopplysningene som lagres om deg, og du kan også kreve opplysningene rettet eller slettet innen en måned forutsatt at det ikke foreligger uoppgjorte forhold. Vær oppmerksom på at lagring av enkelte opplysninger er nødvendig for at du kan være låner ved Askerbibliotekene.

Personopplysninger i Bibliofil

Når du er logget inn i Bibliofils nettjenester har du tilgang til nesten all informasjon biblioteksystemet har lagret om deg. Ta kontakt med ditt bibliotek dersom du ønsker utvidet innsyn i personopplysninger eller ønsker sletting av personopplysninger.

Nasjonal låner

Du kan se hvilke opplysninger som er lagret om deg i Nasjonalt låneregister ved å logge deg inn her med lånekortnummer og fødselsnummer. Du kan kreve opplysningene endret eller slettet i alle bibliotekene der du bruker kortet.

Personvernombudet i Asker kommune gir veiledning til kommunen, og bistår deg som bruker med å ivareta dine rettigheter knyttet til behandling av personopplysninger.

Personvernombudet kan kontaktes direkte på e-post.

Finn informasjon om personvernombudet og se personvernerklæringen til Asker kommune her.